Publiceret: 1. maj 2022 Læsetid: 10 min.
Anvendelse af ekstern projektleder eller udvildig projektrådgiver?
Alle, der har kørt it-projekter, ved, at de dels er tidskrævende og dels indeholder en lang række tekniske detaljer og fordrer beslutninger om disse, som man kompetencemæssigt måske ikke er klædt på til at håndtere?
Projektleder med den ene hånd
I store organisationer, som ofte (eller hele tiden) kører sådanne projekter, vil man have en dedikeret stab af medarbejdere til at håndtere projektledelsen.
Men i den lille og mellemstore virksomhed, der kun lejlighedsvist får behovet, vil man ofte udnævne en medarbejder, som skal styre projektet ved siden af sit daglige arbejde.
Og det kan give en række udfordringer af såvel tids- som kompetencemæssig karakter.
… og i den anden have fuldtids driftsopgaver samtidig med
Forestil dig scenariet: I skal gennemføre et it-projekt, og du er blevet udnævnt til jeres projektleder. Ofte vil opgaven blive tildelt en medarbejder, som er godt inde i sagerne og dygtig til de daglige opgaver, og ofte er vedkommende derfor også i forvejen “velforsynet” med netop daglige opgaver.
Det kan gøre det udfordrende at leve op til projektlederens fornemmeste opgave: At bevare overblikket over projektet!
Alternativet er at nedprioritere de daglige opgaver til fordel for projektet, men det er desværre ikke altid en mulighed.
Hvis det ikke er muligt at allokere en medarbejder, som ikke er fuldtids beskæftiget med løbende opgaver, så kan løsningen være at hente ekstern bistand ved at betale en ekstern konsulent for at påtage sig projektlederrollen.
Med vore dages muligheder for online møder og digital informationsudveksling behøver det økonomiske overhead ikke at blive astronomisk.
Alle de der it-begreber!!
En anden problemstilling – og argument for, at det til tider er fornuftigt med ekstern bistand – er, at it-projekter ofte og måske især i de indledende faser (også før kontraktindgåelse) indeholder afklaring af en række it-tekniske forhold, som man som kunde ikke nødvendigvis har kompetencerne til at gennemskue.
Faktisk kan det – også selvom man selv vil køre projektet – være en god idé at inddrage en ekstern kompetence til at bistå med formulering af egne krav, indhentning af tilbud og indgåelse af kontrakt.
Fejltagelser, misforståelser og manglende/forfejlet forventningsafstemning af selve projektgrundlaget kan (eller rettere: vil) fordyre projektet væsentligt!
Hvis man helt grundlæggende har talt forbi hinanden i kontrakten eller i de første fundamentale beslutninger om projektets præmisser, vil man enten ende med en ikke-optimal løsning efter projektafslutning eller i værste fald med at skulle “reparere” på misforståelserne undervejs eller efterfølgende.
Bevar overblikket og stil de rigtige spørgsmål
Hvad enten du står overfor et projekt, der handler om at implementere nyt webgis, indføring af nyt ledningsregistreringssystem, LER2, varmekonverteringsprojekter eller andet, så er der i højere grad end tidligere brug for kompetencer, der rækker ud over de fagspecifikke.
Projekter bliver mere og mere komplekse, systemer og data skal integreres og fungere i sammenhæng, og den faglige indsigt kan derfor ikke længere stå alene.
Der er brug for projektspecifikke kompetencer, procesforståelse, interessenthåndtering og -involvering, kontekstanalyser, overblik samt ledelse og styring af den konkrete opgave.
I dialogen med it-leverandøren sker det igen og igen, at vi finder tryghed i, at leverandøren har kørt gentagne implementeringsprocesser og dermed kender de faldgruber, der kan omgive deres produkt.
Men oftere og oftere sker det også, at de faldgruber, der opstår med produktet i forhold til jeres kontekst overses både af leverandør og modtager af systemet i den indledende del af projektet. Mange gange fordi de spørgsmål, der burde være stillet tidligt, ikke er blevet det.
Hertil kommer, at projektarbejdet i disse år undergår gevaldige ændringer. Nye metoder og procesdesigns ser dagens lys. Plandrevne, klassiske metoder har været udfordret af mangeartede, nye agile tilgange. Nu ser vi pendulet lande midt mellem de to discipliner, og hybrid projektledelse udvikler sig i disse dage. D.v.s. at leverandør og kunde sjældent bekender sig 100% til samme fremgangsmåde – og det kan give problemer.
En ekstern projektleder kan stille de svære spørgsmål undervejs i projektet – og især tidligt, hvor de fleste udfordringer for projekterne – som endnu er usynlige for projektgruppen – begynder at spire og dermed undgå netop det.
Den eksterne kan hertil bygge bro mellem fremgangsmåder og designe en hensigtsmæssig proces for projekterne, således at kontekst indtænkes og alle trækker i samme retning og efter samme spilleregler.
Løsningen
Alle de nævnte fænomener kan undgås, hvis man vælger at trække på ekstern bistand – enten i hele projektperioden og eventuelt som egentlig projektleder eller i udvalgte faser og mere som ekstern og uvildig projektrådgiver.
En løsning kan også være at trække på en ekstern kompetence, som har indblik i såvel projektledelse som it-teknikken, og anvende vedkommende som sparringspartner og aflastning for egen, intern projektleder.
Ekstern bistand rummer bl.a. følgende fordele:
- I får dedikerede projektlederkompetencer ombord.
- Den rette eksterne konsulent kan også bistå med at “oversætte” it-leverandørens begreber til jeres virkelighed.
- I undgår misforståelser i de indledende faser, som får store konsekvenser for projektets anvendelighed eller økonomi, hvis de skal rettes op efterfølgende.
- I kan nøjes med at aftage de timer, som der præcist er behov for i projektet (i forhold til at ansætte en dedikeret projektleder).
Vil det ikke fordyre projektet, tænker du måske? Jo, er svaret – nok i forhold til det optimale projekt, hvor kompetencer og tid er til stede i passende mål internt. Men i de projekter, hvor det ikke er tilfældet, vil den meromkostning, som ekstern assistance medfører, være sparet mangefold i forhold til de frustrationer og merudgifter et ikke-optimalt projekt gennemført på et ikke fuldt belyst grundlag medfører!
Så selvom det er endog meget vanskeligt at opsætte en positiv business case for inddragelse af ekstern bistand (fordi omkostningerne ved at undlade det ikke kan opgøres, før det er for sent), så er det i min optik absolut en overvejelse værd – hvis den interne tid og/eller it-projektleder-kompetence ikke er til stede i tilstrækkeligt omfang.
